Le secret pour ne plus perdre de temps à gérer ses contacts avec le CRM HubSpot !

Pourquoi synchroniser ses contacts ? 

Si vous êtes comme moi et que vous aimez gagner du temps, vous n’avez certainement pas envie de saisir vos contacts 2 fois, une fois dans votre répertoire téléphonique, une fois dans votre base clients HubSpot ! Dans ce tutoriel je vous explique comment synchroniser les contacts de votre répertoire téléphonique avec votre base HubSpot. 💯

Synchroniser ses contacts à son compte Google

Que vous soyez sous Androïd ou iOS (Apple), il vous sera possible de synchroniser vos contacts téléphoniques🤳  avec votre compte Google.

Sous Androïd, suivez ces étapes pour synchroniser vos contacts avec votre compte Google :

  1. Allez dans votre répertoire
  2. Cliquez sur les 3 points verticaux
  3. Cliquez sur Gestion des contacts
  4. Cliquez sur Synchronisation des contacts
  5. Cliquez sur Ajout d’un compte
  6. Ajoutez votre compte Google

 

Android Synchronisation des contacts

Synchronisation des contacts Androïd

Connectez Google Contacts à votre base HubSpot

Et maintenant, l’objectif est le suivant : dès que vous saisirez un contact sur votre téléphone, il sera synchronisé avec votre base HubSpot et inversement, dès que vous saisirez un contact dans HubSpot il sera synchronisé avec vos contacts téléphoniques ! Plus de perte de temps en double saisie ! Le rêve ! 

Les étapes : 

  • Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l’icône Marketplace marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.
  • Recherchez et sélectionnez Google Contacts.
  • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Installer l’application
  • Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Installer l’application.
  • Dans la boîte de dialogue, connectez-vous à votre compte Google.
  • Vérifiez les autorisations d’accès demandées, puis cliquez sur Autoriser. Vous serez redirigé vers la page d’application dans vos paramètres. 
  • Cliquez sur Configurer la synchronisation pour configurer vos règles de synchronisation.

And voilà, vous devez désormais configurer la synchronisation ! 

 

Paramétrez la synchronisation entre HubSpot & Google Contacts

  • Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l’icône Marketplace marketplace dans la barre de navigation principale. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées.
  • Cliquez sur Google Contacts.
  • Cliquez sur Configurer votre synchronisation

Vous avez trois possibilités de synchronisation : 

  1. Bidirectionnelle : chaque contact HubSpot est synchronisé avec votre base Google Contacts et inversement. Les fiches qui existent dans les 2 bases verront leurs propriétés fusionnées. Pour choisir cette option, sélectionnez la double flèche. 
  2. Synchronisation unidirectionnelle de HubSpot vers votre autre application : pour configurer cette option, cliquez sur le menu déroulant de l’ application externe et sélectionnez Aucun contact, puis cliquez sur le menu déroulant de HubSpot et sélectionnez Tous les contacts.
  3. Synchronisation unidirectionnelle de votre autre application vers HubSpot : pour configurer cette option, cliquez sur le menu déroulant de l’ application externe et sélectionnez Tous les contacts, puis cliquez sur le menu déroulant de HubSpot et sélectionnez Aucun contact.

Conseil d’expert : Choisissez la synchronisation bidirectionnelle et en cas de conflit utilisez les données HubSpot. Grâce à la synchronisation bidirectionnelle, vous pouvez rentrer votre nouveau contact soit dans votre téléphone, soit dans HubSpot, en fonction du contexte ! Vous n’êtes plus contraint à rentrer votre contact dans un seul outil. Gardez le mappage des champs par défaut.

 

 

Synchronisation bidirectionnelle hubspot

Synchronisation bidirectionnelle HubSpot

Réduire les risques de doublons

Le CAUCHEMAR d’une base de données clients, c’est bien la gestion des doublons ! Bah oui, parce-que si vous avez 3 fois le contact « Paul Dupont » dans votre base HubSpot, et qu’il s’agit bien du même Paul Dupont à chaque fois, eh bien le suivi client va être totalement médiocre ! Les informations seront éparpillées entre les 3 fiches, si bien que vous ne pourrez pas analyser clairement le suivi de ce client, ni savoir la dernière action marketing / commerciale effectuée.

Conseil d’expert : Vous pourriez synchroniser uniquement les contacts ayant une adresse e-mail pour réduire les risques de doublon. Mais en faisant cela, vous allez perdre de nombreux contacts ! Tous ceux que vous aurez enregistré dans votre portable juste avec leur numéro ne seront pas intégrés à HubSpot ! Donc, on oublie ! Mais alors, dans quelle base allez-vous gérez les doublons ? Ne le faites pas dans les 2 c’est inutile vu qu’il y a synchronisation. Je vous conseille de gérer les doublons dans votre base Google Contacts, via l’outil « Fusionner les doublons », puis « Tout Fusionner ».

 

 

Réduire les risques de doublons HubSpot

Vous pourriez synchroniser uniquement les contacts ayant une adresse e-mail

Fusionner les doublons

Ou bien, vous synchronisez tous les contacts et vous gérez les doublons via l’outil Fusionner les doublons de Google Contacts

Les bonnes pratiques pour ne pas galérer

Lorsque vous intégrez un nouveau contact à votre base, ne le rentrez JAMAIS en double. Choisissez de l’intégrer soit via HubSpot soit via vos contacts téléphoniques, mais PAS les deux ! Une fois le contact créé, alors vous pouvez choisir l’une ou l’autre interface pour le modifier. Par ailleurs, les suppressions automatiques ne sont pas disponibles. Si vous supprimez un contact, vous devrez obligatoirement le supprimer dans HubSpot ET dans google contacts, à moins d’avoir souscrit à l’abonnement Operations Hub, qui vous permet une gestion fine des doublons HubSpot.

De plus, vous devez également partir d’une base de données « saine ». Cela signifie que comme HubSpot gère les doublons via l’adresse e-mail, si vous avez des doublons sur de numéro de téléphone, HubSpot les acceptera et cela peut vite devenir le bazar. Une solution, si vous ne souhaitez pas souscrire à Operations Hub, consiste à exporter votre base en csv, à la dédoublonner dans excel et à la réimporter dans HubSpot. Dites-vous que cela ne devrait plus arriver par la suite, puisque vous aurez pris l’habitude de rentrer un contact UNE SEULE FOIS et de bien vérifier qu’il n’existe pas déjà.

 

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